Datenschutzerklärung für z-fa.de

4.1 Serverdaten

Bei jeder Nutzung unserer Website werden automatisch technische Daten (z.B. IP-Adresse, Zeit, aufgerufene Seiten, Browserdaten, Referrer-URL) vorübergehend in Server-Logfiles gespeichert. Sie dienen ausschließlich der sicheren Bereitstellung und Betriebssicherheit der Plattform. Unsere Website wird über Vercel gehostet, einen US-basierten Hosting-Dienst mit DSGVO-konformem Data Processing Agreement (DPA).

Diese so erhobenen Daten werden vorübergehend gespeichert, jedoch nicht gemeinsam mit anderen Daten von Ihnen. Die Speicherung erfolgt auf der Rechtsgrundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt in der Verbesserung, Stabilität, Funktionalität und Sicherheit unseres Internetauftritts.

Die Daten werden spätestens nach sieben Tagen wieder gelöscht, soweit keine weitere Aufbewahrung zu Beweiszwecken erforderlich ist. Andernfalls sind die Daten bis zur endgültigen Klärung eines Vorfalls ganz oder teilweise von der Löschung ausgenommen.

4.2 Cookies & Cookie-Consent-Management

Wir verwenden Cookies auf unserer Website. Cookies sind kleine Textdateien oder andere Speichertechnologien, die durch Ihren Internet-Browser auf Ihrem Endgerät abgelegt und gespeichert werden. Durch diese Cookies werden im individuellen Umfang bestimmte Informationen von Ihnen, wie beispielsweise Ihre Browser- oder Standortdaten oder Ihre IP-Adresse, verarbeitet.

a) Sitzungs-Cookies/Session-Cookies: Wir verwenden sog. Session-Cookies, die für die Grundfunktionen der Website erforderlich sind. Diese ermöglichen bspw. die Wiedergabe unserer Website in unterschiedlichen Sprachen oder das Angebot bestimmter Funktionen. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, sofern diese Cookies Daten zur Vertragsanbahnung oder Vertragsabwicklung verarbeiten. Falls die Verarbeitung nicht der Vertragsanbahnung oder Vertragsabwicklung dient, liegt unser berechtigtes Interesse in der Verbesserung der Funktionalität unseres Internetauftritts (Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Mit Schließen Ihres Internet-Browsers werden diese Session-Cookies gelöscht.

b) Drittanbieter-Cookies: Gegebenenfalls werden auch Cookies von Partnerunternehmen verwendet, mit denen wir zum Zwecke der Werbung, der Analyse oder der Funktionalitäten unseres Internetauftritts zusammenarbeiten:

• Notwendige Cookies: Für die Grundfunktionen der Website erforderlich (immer aktiv)
• Analyse-Cookies: Google Analytics 4 mit IP-Anonymisierung und Consent Mode v2 (nur nach Einwilligung)
• Marketing-Cookies: Facebook Pixel, Instagram, TikTok für personalisierte Inhalte (nur nach Einwilligung)

c) Beseitigungsmöglichkeit: Sie können die Installation der Cookies durch eine Einstellung Ihres Internet-Browsers verhindern oder einschränken. Ebenfalls können Sie bereits gespeicherte Cookies jederzeit löschen. Die hierfür erforderlichen Schritte und Maßnahmen hängen jedoch von Ihrem konkret genutzten Internet-Browser ab. Bei Fragen benutzen Sie daher bitte die Hilfefunktion oder Dokumentation Ihres Internet-Browsers oder wenden sich an dessen Hersteller bzw. Support. Sollten Sie die Installation der Cookies verhindern oder einschränken, kann dies allerdings dazu führen, dass nicht sämtliche Funktionen unseres Internetauftritts vollumfänglich nutzbar sind.

4.3 Google Analytics 4

Wir verwenden Google Analytics 4 mit IP-Anonymisierung und Consent Mode v2. Daten werden maximal 14 Monate gespeichert und können jederzeit über den Cookie-Consent-Manager deaktiviert werden.

4.4 Matomo Analytics (Open Source)

Wir nutzen Matomo als datenschutzfreundliche Alternative zu Google Analytics. Matomo ist eine Open-Source-Software, die auf unseren eigenen Servern läuft.

Verarbeitete Daten: Anonymisierte IP-Adressen (letzte 2 Bytes entfernt), Browsertyp, Betriebssystem, Referrer-URL, besuchte Seiten, Verweildauer

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an Webseitenanalyse)

Speicherdauer: Maximal 13 Monate

Opt-Out: Sie können die Matomo-Analyse jederzeit über den Cookie-Consent-Manager deaktivieren oder über Ihren Browser-Do-Not-Track-Header.

Keine Drittlandübermittlung: Alle Daten verbleiben auf unseren EU-Servern. Es erfolgt keine Weitergabe an Dritte.

4.5 Google reCAPTCHA

Wir verwenden Google reCAPTCHA zur Vermeidung von automatisierten Zugriffen (Bots) auf unseren Formularen (z.B. Registrierung, Kontaktformular).

Anbieter: Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland

Verarbeitete Daten: IP-Adresse, Browserinformationen, Mausbewegungen, Klickverhalten

Zweck: Unterscheidung zwischen menschlichen Nutzern und automatisierten Zugriffen (Spam-Schutz)

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an Sicherheit und Spam-Schutz)

Drittlandübermittlung: USA – Google nutzt Standard-Vertragsklauseln (SCCs) gemäß Art. 46 DSGVO

Weitere Informationen: Google Datenschutzerklärung

4.6 Künstliche Intelligenz (KI-Textgenerierung)

Wir nutzen Groq Inc. (USA) zur automatischen Generierung von Stellenbeschreibungen und Praxistexten. Dies ermöglicht Arbeitgebern eine effiziente Erstellung professioneller Texte.

Verarbeitete Daten: Keywords, Jobtitel, Standort, ausgewählte Leistungen (KEINE Bewerberdaten oder personenbezogene Daten von Bewerbern!)

Zweck: Automatische Generierung von Stellenanzeigen und Praxisbeschreibungen

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an effizienter Texterstellung)

Drittlandübermittlung: USA – Groq nutzt Standard-Vertragsklauseln (SCCs)

Datenspeicherung: Groq speichert keine Eingaben dauerhaft (Zero Data Retention Policy)

Widerspruch: Sie können die KI-Funktion jederzeit deaktivieren und Texte manuell eingeben

Weitere Informationen: Groq Privacy Policy

4.7 Newsletter (zukünftig)

Wir planen die Einführung eines Newsletters, um Sie über neue Stellenangebote, Plattform-Updates und Karrieretipps zu informieren.

Anmeldung: Die Newsletter-Anmeldung erfolgt über das Double-Opt-In-Verfahren. Nach der Anmeldung erhalten Sie eine Bestätigungs-E-Mail. Erst nach Klick auf den Bestätigungslink wird der Newsletter aktiviert.

Verarbeitete Daten: E-Mail-Adresse, optional Name, Anmeldezeitpunkt, IP-Adresse (zum Nachweis der Einwilligung)

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung)

Widerruf: Sie können Ihre Einwilligung jederzeit widerrufen, indem Sie auf den Abmelde-Link in jeder Newsletter-E-Mail klicken oder uns eine E-Mail an contact@z-fa.de senden.

Tracking: Newsletter enthalten ein Zählpixel, um zu erfassen, ob und wann der Newsletter geöffnet wurde. Dies dient der Optimierung unserer Inhalte.

Speicherdauer: Bis zum Widerruf der Einwilligung

4.8 Social-Media-Integration

Social-Media-Features werden DSGVO-konform implementiert. Inhalte werden erst nach Ihrer Einwilligung geladen, und Sie können Marketing-Cookies einzeln verwalten.

4.9 Bewerbungen über die Plattform

Wir bieten Ihnen die Möglichkeit an, sich über unsere Plattform auf Stellenanzeigen zu bewerben. Bei diesen digitalen Bewerbungen werden Ihre Bewerber- und Bewerbungsdaten von uns zur Abwicklung des Bewerbungsverfahrens elektronisch erhoben und verarbeitet.

Rechtsgrundlage: Rechtsgrundlage für diese Verarbeitung ist § 26 Abs. 1 S. 1 BDSG i.V.m. Art. 88 Abs. 1 DSGVO.

Bei erfolgreicher Einstellung: Sofern nach dem Bewerbungsverfahren ein Arbeitsvertrag geschlossen wird, speichern wir Ihre bei der Bewerbung übermittelten Daten in Ihrer Personalakte zum Zwecke des üblichen Organisations- und Verwaltungsprozesses – dies natürlich unter Beachtung der weitergehenden rechtlichen Verpflichtungen. Rechtsgrundlage für diese Verarbeitung ist ebenfalls § 26 Abs. 1 S. 1 BDSG i.V.m. Art. 88 Abs. 1 DSGVO.

Bei Ablehnung: Bei der Zurückweisung einer Bewerbung löschen wir die uns übermittelten Daten automatisch zwei Monate nach der Bekanntgabe der Zurückweisung. Die Löschung erfolgt jedoch nicht, wenn die Daten aufgrund gesetzlicher Bestimmungen, bspw. wegen der Beweispflichten nach dem Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetz (AGG), eine längere Speicherung von bis zu vier Monaten oder bis zum Abschluss eines gerichtlichen Verfahrens erfordern. Rechtsgrundlage ist in diesem Fall Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO und § 24 Abs. 1 Nr. 2 BDSG. Unser berechtigtes Interesse liegt in der Rechtsverteidigung bzw. -durchsetzung.

Bewerberdatenbank: Sofern Sie ausdrücklich in eine längere Speicherung Ihrer Daten einwilligen, bspw. für Ihre Aufnahme in eine Bewerber- oder Interessentendatenbank, werden die Daten aufgrund Ihrer Einwilligung weiterverarbeitet. Rechtsgrundlage ist dann Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Ihre Einwilligung können Sie jederzeit nach Art. 7 Abs. 3 DSGVO durch Erklärung uns gegenüber mit Wirkung für die Zukunft widerrufen.

4.6 Chat- und Messaging-Funktionen

Die Plattform bietet verschlüsselte Chatfunktionen für direkte Kommunikation zwischen Bewerbern und Arbeitgebern. Nachrichten werden verschlüsselt übertragen und unter Row Level Security (RLS) gespeichert. Nur Gesprächsteilnehmer können auf ihre Nachrichten zugreifen.

• Datenspeicherung: Chatverläufe werden maximal 12 Monate gespeichert
• Selbstlöschung: Teilnehmer können Nachrichten und Gespräche jederzeit selbst löschen
• Verschlüsselung: End-to-End-Verschlüsselung über HTTPS
• Zweckbindung: Nur für berufsbezogene Kommunikation gedacht

Chat-Funktionen werden automatisch nach 90 Tagen Inaktivität archiviert und können bei Bedarf reaktiviert werden. Archivierte Chats werden nach 12 Monaten endgültig gelöscht.

4.7 Standort- und Kartendienste

Die standortbasierte Jobsuche basiert auf der Verarbeitung Ihrer Standortdaten nach expliziter Freigabe durch Sie. Standortdaten werden nur für die aktuelle Sitzung gespeichert und nicht dauerhaft gespeichert. Zum Kartendienst wird OpenStreetMap verwendet – ohne Weitergabe personenbezogener Infos an Dritte.

Standortsuche für Arbeitgeber: Arbeitgeber können in verschiedenen Orten nach Bewerbern suchen, unabhängig vom Standort ihrer Praxis. Dies ermöglicht es z.B., nach Fachkräften für Filialen, neue Standorte oder für zukünftige Expansionen zu suchen. Die eingegebenen Suchstandorte werden nur für die aktuelle Sitzung im Browser gespeichert und nicht dauerhaft in unserer Datenbank gespeichert. Es werden keine Suchhistorie oder Suchstandorte dauerhaft gespeichert.

4.8 Kontaktanfragen / Kontaktmöglichkeit

Sofern Sie per Kontaktformular oder E-Mail mit uns in Kontakt treten, werden die dabei von Ihnen angegebenen Daten zur Bearbeitung Ihrer Anfrage genutzt. Die Angabe der Daten ist zur Bearbeitung und Beantwortung Ihrer Anfrage erforderlich – ohne deren Bereitstellung können wir Ihre Anfrage nicht oder allenfalls eingeschränkt beantworten.

Rechtsgrundlage für diese Verarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Ihre Daten werden gelöscht, sofern Ihre Anfrage abschließend beantwortet worden ist und der Löschung keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen, wie bspw. bei einer sich etwaig anschließenden Vertragsabwicklung.

4.9 E-Mail-Kommunikation

Automatisierte E-Mails (z.B. Bestätigungen, Benachrichtigungen) werden über Supabase Edge Functions & SMTP-Dienst versandt – technisch verschlüsselt. E-Mail-Logs werden maximal 6 Monate gespeichert (DSGVO-konform für technische Logs).

4.10 Nutzerprofile und Kontodaten

Nutzerprofile werden bis zur Löschung des Kontos gespeichert. Nach Kontolöschung werden alle personenbezogenen Daten innerhalb von 30 Tagen gelöscht. Backups werden maximal 90 Tage vorgehalten (DSGVO-konform für technische Backups).

Recht auf Vergessenwerden (Art. 17 DSGVO): Sie können Ihr Konto jederzeit vollständig löschen. Gehen Sie dazu in Ihre Profileinstellungen und klicken Sie auf "Konto löschen". Nach Bestätigung werden SOFORT und UNWIDERRUFLICH gelöscht:

• Ihr Profil (Bewerber oder Arbeitgeber)
• Alle Ihre Bewerbungen
• Alle Ihre Chat-Nachrichten
• Alle Ihre Benachrichtigungen
• Ihr Benutzerkonto

Automatische Retention Policy (Art. 5 DSGVO - Speicherbegrenzung):Gelöschte Daten werden automatisch nach folgenden Fristen endgültig aus unserer Datenbank entfernt:

• Bewerbungen: 30 Tage nach Soft-Delete (z.B. Zurückziehen)
• Chat-Nachrichten: 30 Tage nach Soft-Delete (beide Seiten gelöscht)
• Benachrichtigungen: 90 Tage nach Erstellung
• E-Mail-Logs: 90 Tage nach Versand

Diese automatische Löschung erfolgt täglich um 3 Uhr nachts und wird in unserem Event-Log protokolliert.

4.11 Auftragsverarbeiter und Datenübertragung

Für die Bereitstellung unserer Dienste arbeiten wir mit folgenden Auftragsverarbeitern zusammen, die alle DSGVO-konforme Vereinbarungen erfüllen:

• Vercel (Hosting): US-basierter Hosting-Dienst mit Data Processing Agreement (DPA) und Standard Contractual Clauses (SCCs) für EU-Datenübertragungen. Serverless-Funktionen können weltweit laufen, sind aber durch SCCs abgesichert.
• Supabase (Datenbank): EU-basierte Datenbank (Region: Central EU Frankfurt) mit Row Level Security (RLS) und verschlüsselter Datenspeicherung. Alle Daten verbleiben in der EU.
• Stripe (Zahlungsabwicklung): US-basierter Zahlungsdienstleister mit SCCs und DPA. Wird für künftige Premium-Services eingesetzt. Datenübertragung erfolgt verschlüsselt und nur bei tatsächlichen Zahlungsvorgängen.
• OpenStreetMap (Kartendienste): Kostenloser Kartendienst für die standortbasierte Jobsuche. Keine direkte Übertragung personenbezogener Daten an OpenStreetMap. Standortdaten werden nur lokal verarbeitet.
• Google Jobs (optional): Arbeitgeber können Stellenanzeigen optional für Google Jobs freigeben. Dabei werden strukturierte Daten (Schema.org) auf der Stellenseite eingebettet, die von Google indexiert werden können. Nach Deaktivierung oder Löschung einer Stellenanzeige kann die Entfernung aus dem Google-Index bis zu 30 Tage dauern, da dies vom Google-Crawling-Zyklus abhängt.

Alle Dienste haben umfassende Sicherheitsmaßnahmen implementiert und sind durch entsprechende Verträge zur DSGVO-Compliance verpflichtet.

4.12 Stripe Payment Processing (zukünftig)

Für künftige Premium-Services verwenden wir Stripe (Stripe, Inc., San Francisco, USA) als sicheren Zahlungsdienstleister. Stripe verarbeitet Zahlungsdaten verschlüsselt und ist PCI DSS Level 1 zertifiziert. Die Datenübertragung erfolgt auf Basis von Standard Contractual Clauses (SCCs). Zahlungen werden erst aktiviert, wenn entsprechende Premium-Features freigeschaltet werden.

Weitere Informationen zur Datenverarbeitung durch Stripe finden Sie unter: https://stripe.com/de/privacy

4.13 Social Login-Integration

Für eine benutzerfreundliche Anmeldung bieten wir Integrationen mit folgenden Anbietern:

• Google: Über Google OAuth 2.0
• Facebook: Facebook Login mit eingeschränkten Datenzugriff
• Spotify: Spotify-Konto-Anmeldung
• X/Twitter: Twitter/X-Account-Verknüpfung
• Instagram: Instagram Basic Display API
• TikTok: TikTok Login Kit (aktuell Sandbox-Modus)

Jeder Provider hat eigene Datenschutzbestimmungen. Wir übertragen keine Profildaten zwischen Anbietern. Die Integration erfolgt DSGVO-konform über OAuth 2.0 und benötigt Ihre ausdrückliche Einwilligung bei der ersten Anmeldung.

4.14 Kartendienste und Standortverarbeitung

Für die standortbasierte Jobsuche verwenden wir OpenStreetMap als kostenlosen Kartendienst. Standortdaten werden nur nach expliziter Freigabe durch Sie verarbeitet und ausschließlich nur lokal (im Browser) gespeichert. Keine personenbezogenen Daten oder Koordinaten werden an externe Kartendienste übertragen.

Standortsuche für Arbeitgeber: Arbeitgeber können in verschiedenen Orten nach Bewerbern suchen, unabhängig vom Standort ihrer Praxis. Dies ermöglicht es z.B., nach Fachkräften für Filialen, neue Standorte oder für zukünftige Expansionen zu suchen. Die eingegebenen Suchstandorte werden nur für die aktuelle Sitzung im Browser gespeichert und nicht dauerhaft in unserer Datenbank gespeichert. Es werden keine Suchhistorie oder Suchstandorte dauerhaft gespeichert.

Die Kartenfunktionalität dient ausschließlich der verbesserten Jobsuche und ist optional nutzbar. Sie können diese Funktion jederzeit in Ihren Browser-Einstellungen deaktivieren.

4.15 Öffentliche anonymisierte Bewerberprofile

Bewerber können auf freiwilliger Basis ein anonymisiertes öffentliches Profil erstellen, damit Arbeitgeber sie finden können. Diese Funktion ermöglicht eine passive Jobsuche, bei der Bewerber von interessierten Arbeitgebern kontaktiert werden können.

Anonymisierung: Ihre persönlichen Daten werden automatisch anonymisiert:

• Name: Wird durch ein Pseudonym oder eine generische Bezeichnung (z.B. "Zahnmedizinische Fachangestellte") ersetzt
• Postleitzahl: Wird auf die ersten 2 Ziffern reduziert (z.B. "53***" statt "53111")
• E-Mail-Adresse: Wird nicht angezeigt
• Vollständige Adresse: Wird nicht angezeigt

Verfügbare Informationen: Arbeitgeber sehen nur anonymisierte Informationen wie Beruf, Erfahrung, Fähigkeiten, Bildung, Sprachen, Präferenzen (Praxis-Typ, Beschäftigungsart) und einen ungefähren Standort (Stadt und anonymisierte PLZ).

Kontaktaufnahme: Arbeitgeber können Sie über die Plattform kontaktieren. Die Kontaktaufnahme erfolgt über einen integrierten Chat. Sie erhalten eine E-Mail-Benachrichtigung, wenn ein Arbeitgeber Kontakt aufnimmt. Es gibt einen Spamschutz: Arbeitgeber können maximal eine bestimmte Anzahl von Kontaktanfragen pro Tag senden (standardmäßig 10, einstellbar).

Automatische Löschung: Ihr öffentliches Profil wird automatisch nach einer von Ihnen festgelegten Frist (zwischen 30 und 180 Tagen) gelöscht. Durch erneutes Speichern Ihrer Profileinstellungen wird die Frist automatisch verlängert. Sie können Ihr Profil jederzeit manuell löschen oder deaktivieren.

Profil-Views: Wir speichern, wann Arbeitgeber Ihr Profil angesehen haben. Diese Daten werden nach 90 Tagen automatisch anonymisiert (DSGVO-konform, pragmatisches Maximum für statistische Auswertungen).

E-Mail-Batching: Um Spam zu vermeiden, werden mehrere Benachrichtigungen in einem Zeitfenster von 15 Minuten zu einer einzigen E-Mail zusammengefasst.

Rechtsgrundlage: Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage Ihrer ausdrücklichen Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Sie können Ihre Einwilligung jederzeit widerrufen, indem Sie Ihr öffentliches Profil löschen oder deaktivieren.

Ihre Rechte: Sie haben jederzeit das Recht, Ihr öffentliches Profil zu löschen, zu deaktivieren oder zu bearbeiten. Sie können auch die automatische Löschung anpassen oder die Frist durch erneutes Speichern verlängern.